SOLV3s CONF3RENCE: Event-Legal mit Web3-Geschwindigkeit

CONF3RENCE ist Deutschlands führendes Web3-Event. Tausende Teilnehmer. Dutzende Speaker. Mehrere Sponsoren. Venue-Verträge, Catering-Vereinbarungen, AV-Vermietungen und eine Produktions-Timeline, die in Wochen gemessen wird, nicht Monaten. SOLV3 brauchte rechtliche Unterstützung, die mit dem Chaos der Eventplanung mithalten konnte. So haben wir geliefert.

Die Herausforderung: Event-Legal unter Druck

Event-Legal ist anders als Corporate-Legal. Timelines sind komprimiert. Vertragspartner sind divers. Und alles muss an einem einzigen Datum zusammenkommen—verpassen Sie es, und es gibt keine Verlängerung.

SOLV3 organisierte CONF3RENCE mit einem ambitionierten Umfang, aber einem schlanken Team. Sie hatten keine Zeit, Anwälten für Vertragsprüfungen hinterherzulaufen. Sie brauchten rechtliche Unterstützung, die sich mit Event-Geschwindigkeit bewegte.

Unser Ansatz: Eingebettet, nicht extern

Wir warteten nicht darauf, dass SOLV3 uns Verträge schickte. Wir integrierten uns in ihren Planungsprozess.

Wöchentliche Abstimmungen: Kurze Calls, um zu verstehen, was kam—welche Sponsoren kurz vor der Unterschrift standen, welche Speaker besondere Bedingungen brauchten, welche Venue-Probleme aufkamen.

Same-Day-Turnaround: Wenn Verträge reinkamen, gingen sie am selben Tag raus. Nicht “wir melden uns diese Woche.” Am selben Tag.

Proaktive Templates: Anstatt auf jede Verhandlung zu warten, bauten wir Templates für häufige Szenarien. Speaker-Vereinbarungen. Sponsoren-Pakete. Lieferantenverträge. Wenn ein neuer Deal aufkam, starteten wir bei 80% fertig.

Speaker-Verträge: Talent im großen Maßstab managen

CONF3RENCE präsentierte Dutzende Speaker—Branchenführer, technische Experten, Vordenker. Jeder brauchte einen Vertrag, der Auftrittskonditionen, Content-Rechte und Stornierungsklauseln abdeckte.

Wir entwickelten ein Speaker-Framework, das:

• Effizient skalierte: Standardbedingungen für die meisten Speaker, mit klaren Eskalationspfaden für Headliner, die individuelle Arrangements brauchten
• Content schützte: Klare IP-Bestimmungen, die sicherstellten, dass SOLV3 Speaker-Content aufnehmen, verteilen und bewerben konnte
• Risiko managte: Stornierungs- und Substitutionsklauseln, die das Event schützten, wenn Speaker nicht erscheinen konnten

“Wir buchten über 40 Speaker in drei Monaten. Jeder einzelne Vertrag wurde von Aurenius bearbeitet, ohne jemals zum Engpass zu werden.”

Sponsoren-Vereinbarungen: Umsatzschutz

Sponsoren finanzieren Events. Ihre Verträge müssen straff genug sein, um Umsatz zu schützen, aber flexibel genug, um Deals abzuschließen.

Wir bauten Sponsoren-Vereinbarungen, die:

• Leistungen definierten: Klare Spezifikationen für Standfläche, Speaking-Slots, Logo-Platzierung und Werberechte
• Zahlung sicherten: Zahlungspläne und Stornierungsbedingungen, die SOLV3s Umsatz schützten
• Haftung begrenzten: Angemessene Risikoverteilung für ein schnelllebiges Event-Umfeld

Venue- und Vendor-Management

Events erfordern Dutzende Lieferantenbeziehungen—Venues, Catering, AV, Sicherheit, Personalvermittlung. Jede kommt mit eigenem Vertrag und eigenen Risiken.

Wir übernahmen:

Venue-Vertrag: Verhandelte Bedingungen mit der Konferenz-Location, adressierten Kapazitätsfragen, Stornierungsbestimmungen und Haftungsverteilung.

Catering-Vereinbarung: Verpflegung für Tausende von Teilnehmern erfordert sorgfältige Planung und klare Verantwortlichkeit.

Produktions-Lieferanten: AV, Bühne und technische Produktion—alles dokumentiert mit angemessenen Leistungsstandards.

Die Web3-Ebene: Token- und NFT-Überlegungen

CONF3RENCE ist nicht irgendeine Konferenz—es ist ein Web3-Event. Das bedeutet Token-basiertes Ticketing, NFT-Sammlerstücke und Krypto-Sponsorenzahlungen.

Wir berieten zu:

• Token-Ticketing: Rechtliche Struktur für NFT-basierte Eintrittskarten
• Sammel-NFTs: IP-Rechte und Vertriebsbedingungen für Event-bezogene digitale Assets
• Krypto-Zahlungen: Abwicklung von Sponsorenzahlungen in Kryptowährung mit angemessener Dokumentation

Ergebnisse

CONF3RENCE 2025 war ein Erfolg:

• Über 3.000 Teilnehmer
• Über 40 Speaker ohne Verzögerungen unter Vertrag genommen
• Über 15 Sponsoren mit sauberen Vereinbarungen
• Null rechtliche Streitigkeiten trotz komprimierter Timelines
• Framework bereit für zukünftige Events

Event-Legal richtig gemacht

Die meisten Kanzleien sind nicht für Event-Timelines gebaut. Sie sind für überlegte Prozesse mit komfortablen Fristen gebaut.

SOLV3 brauchte etwas anderes. Sie bekamen einen Rechtspartner, der Event-Chaos verstand und darin operieren konnte—nicht eine Kanzlei, die sie mit traditionellen Workflows ausbremsen würde.

So sollte Event-Legal aussehen: schnell, integriert und unsichtbar, bis man es braucht.